Cadastrar moradores?

Vejamos, primeiro, o arquivo dos condôminos. Para saber quem é condômino, ou seja, co-proprietário de unidade autônoma no edifício, o síndico pode solicitar cópia do registro diretamente aos supostos titulares ou ao registro de imóveis.

A informação sobre quem seja proprietário, promitente comprador, cessionário ou promitente cessionário dos direitos à aquisição de unidades é pública. Consta do registro de imóveis e, se não consta por não ter sido ainda registrada ou averbada, vale o que estiver registrado.

O problema é que não custa pouco solicitar certidão individualizada de todas as unidades, por isso o melhor é obtê-las com os condôminos e só pagar as dos que se recusarem a fornecê-las.

Com base nas certidões o síndico poderá montar uma relação de condôminos-proprietários, aptos a participar das assembleias e nelas votar. Evitará, com isso, o constrangimento de só descobrir, tempos depois, que alguém que se fez passar por condômino na realidade só era parente, ou amigo íntimo do verdadeiro proprietário, não estando legalmente habilitado a deliberar e decidir como os demais.

Para que a lista não se torne obsoleta, toda vez que houver alienação de unidade ou solicitação de mudança do nome do condômino nas taxas ou nos boletos de cobrança, o síndico (ou administradora) deve pedir certidão atualizada do interessado, ou fazê-lo às custas do condomínio.

Memória visual

Quanto se trata da elaboração do cadastro de moradores, é preciso agir com maior cuidado, uma vez que não se pode obrigar nenhuma pessoa a fornecer seus dados pessoais.

Aliás, tal tipo de levantamento deve conter o mínimo necessário de informações que os condôminos, em assembléia, julgarem indispensáveis a melhorar a segurança do próprio prédio. Poderá, por exemplo, incluir ou não, dados sobre o estado civil dos moradores (quem é solteiro, casado, separado, ajuntado), profissão, endereço e telefone comercial, relação com o condomínio (proprietário, empregado doméstico, inquilino etc.), nome de parentes e amigos que mais o visitam e assim por diante.

Cada condômino tem o direito de fornecer as informações que, a seu juízo, forem convenientes e que não o fizerem sentir-se invadido em sua privacidade. Não custa lembrar que é preciso fazer duas relações, uma mais completa, que ficará em poder do síndico, e outra mais reduzida, à disposição da portaria, com instruções adequadas sobre como utilizá-las, para que não se caia no perigo maior de fornecer a estranhos dados que só interessam à administração do condomínio.

Tão importante quanto cadastrar os moradores é, a nosso ver, escolher porteiros com boa memória visual, que possam identificar de imediato quem não é residente ou visitante habitual do prédio, sem necessidade de consultar qualquer lista.

Aplicando esta habilidade, o porteiro poderá mais facilmente agir com firmeza com relação a estranhos. Apesar de todas as advertências, é comum ver porteiros dando livre acesso a qualquer pessoa bem apessoada, especialmente em edifícios com muitas unidades, simplesmente porque não sabem reconhecer de pronto quem é morador ou não.